私は、たくさんの日記や思考メモをとっています。今回はその中の一つ、過去の自分の日記の一部でも紹介します。ありふれた話ではありますが、誰かの参考になれば。
自分で自分自身の仕事について「タスクの整理が遅すぎる」と思っていたことがあります。そんな話。
- たくさんのタスクが見えている
- 「タスクを整理した方がいいよ」
- 順番が回ってきた
- 何をすればいいかわからない
- 自分のことは自分で考える
- なぜ、タスクを整理するのか
- なぜ、いい感じに処理できるのか
- どういう状態を目指すか
- 終わり
たくさんのタスクが見えている
まず「タスクの整理が遅すぎる」という状況になることがあります。
やることはたくさんあるし、それらを全てなんとかして消化したい状況です。自分自身でたくさんのタスクを把握していましたし、それらをいろんなことをやらないといけないと思っていました。
あれもこれもやらないと。忙し忙し。とか思っていました。 そんなことをやっていると、どこからともなく声が聞こえます。
「タスクを整理した方がいいよ」
「大体タスクが多いなあ、忙しいなあ」などと思っていると、「タスクを整理した方がいいよ」というアドバイスをもらいます。もしくは、いろんなところにそういうふうに書いてあります。なので、「タスクが多い→タスクを整理する」という流れはそんなに不自然に感じていません。
そういう場面では私は「なるほど！タスクを整理した方がいいのか！タスク整理しよう！」などと思います。とはいえ、目の前には仕掛かりの別のタスクがあるので、取り急ぎ「タスクを整理する」というタスクを再びタスクの中に入れます。順番に処理しないと、いろんなことが詰まってしまいますし、目の前の仕掛かりタスクを中断しても別にそれを誰か別の人がやってくれるわけではないので。あと、途中中断すると思い出すのが大変です。
それは困る。あとでやろう。
順番が回ってきた
さて、私はタスクをFIFO*1で処理していました*2。なので、タスク管理が正常に動いていれば、「タスクを整理する」というタスクも順番が回ってきます。そこで「よし、タスクを整理しよう」と思います。
まず、タスクが多くなっている場合は、FIFOで処理してると、そのタスクに着手するのが遅れます。さらに、実際の着手までに時間がかかった場合、実際に進める時には、いろんな疑問が出てきます。「なんで、タスクを整理するんだっけ？」「どんな状態になったらいいんだっけ？」「具体的に何をすればいいんだ？」
こんな話がよく分かっていないことに気づきます。
何をすればいいかわからない
「タスクを整理しよう」と思っても具体的に何をすればいいかわからない状況が発生しました。タスク整理、というのはある種のロジックを含んだ言葉です。
すでにアドバイスをくれた人はいません。いや、いるかもしれませんが「なんでタスク整理するんですか？」と聞いても、「なんの話？」となってしまいます。あまりスムーズではなさそうです。また、タスクを整理することをオススメしていた記事や情報源も手元にありません。さて、どうするか。
自分のことは自分で考える
まあ自分で考えるしかないですね。というか、そもそももっと自分で考えた方がいいしょう。最初のアドバイスの時に聞いても良かったのかもしれませんが、でもアドバイスをもらった時は別の仕事を仕掛かりしているので、一つ一つ理由を聞いて考えて質問している暇はないです。
そもそもの話として、自分の状況を一番知っているのは自分自身であるし、自分自身が実行するタスクの話なので、自分が考えるしかありません。こういうのは自分で考えるものです。
しかし、しっかり考えようとすると「タスクを整理する」というタスクがなかなか進まないと言うジレンマに衝突します。そんなに時間がかかるものだと思ってなかった。ぐぬぬ。
これは、そんな時に役にたつメモです。というか、私が自分のジレンマに自分で気付いた時のメモから来ています。
というわけで教えましょう。
なぜ、タスクを整理するのか
「いい感じにタスクを処理していくため」です。
これにつきます。
これだけ。
ビジネスな言葉で言うと「生産性向上が目的」です。
なぜ、いい感じに処理できるのか
なぜ、タスクを整理すると、いい感じに処理できるのでしょうか。それは処理効率がいいからです。というか、処理効率が良くなるように、タスクの順番を入れ替えたり、追加のタスクを発行したりすると良いです。
たくさんのタスクがあると例えば以下のような話が発生します。
- 関係者に「これ終わった？」「これどういう状況？」と聞かれ、作業が中断する。その結果、集中力が途切れる。タスク処理のスピードが下がる。
- 自分のタスク状況を関係者に報連相する必要がある。適切なタイミングや順序でやらないと、全体のタスク処理のスピードが下がる。
- 自分のタスクが、状況変化で対応不要になることがある。一つ一つの必要性の確認に意識を割かれる。その結果、集中力が落ちて、スピードが下がる。
これらができるだけ発生しない状態を作っていきます。
どういう状態を目指すか
どういう状態を目指すかというと、先ほどあげた課題が解決している状態です。
別の言い方をすると、自分が多数のタスクに没頭しながら処理できている状態。例えば、実行中の焦燥感や焦りをほとんどなく、目の前のタスクに集中できている状態。
そのためにどうすればいいか、というと対応しているタスクの性質や状況によります。
例えば、周囲の人と連携しながら進めていく必要があるタスクをやっていたとします。そのような場合、たいてい、予定を立てて周囲の人と声掛けをしたり進捗を共有しながら進めていくことになるでしょう。
仮に、既存の想定より自分のタスク処理が遅いことに気づけば、その影響を受ける人やその情報を気にしている人に、状況を共有します。そうすることで、全体を巻き込んで早めに対策を検討することができます。
こうすれば、タスクに集中しようとしている時に、状況確認の連絡が来ることを減らせます。目の前のタスクに没頭して集中する状況を作れます。
他にも、遅れては困るタスクや締め切りの近いタスクを先に回し、順番を入れ替えることで周囲への影響を低減することもできます。初期の計画の多くは、スムーズに進んだ場合を想定していたり、予想外のことが発生しない前提の計画になっていますが、それを実行中の状況に合わせて、組み替えていきます。
こんなことをやるのが「タスクの整理」です。 言い換えると「計画の見直し」かもしれません。
終わり
今回は、私が「自分のタスク整理が遅い」と思っていた時に書いていたメモから当時を思い出しながら記事を書きました。
このような話は私自身、知っていても焦ってきたり、精神的な余裕がなくなるとスムーズにいかないことがあります。他にも状況によっては一つ一つの対処が難しいこともあるかと思います。
ただ、こういう考え方もできる、という一つの情報としてこの記事が参考になればと思います。
ではでは。
